Compte-rendu de la réunion du 19 mai pour la préparation du 15 août 2018

Le Président remercie les 21 participants ; A. Geruy, R. Vaudant, E. Rolland, G. Ronin, Maeva, D. Fabre et B.Buis sont excusés. Merci aussi au Conseil Général qui a attribué un ordinateur à l’association.

La préparation de la fête :
– L’installation se fera sur 3 jours et comme l’an passé les différentes tâches seront affichées sur un tableau devant la buvette.
– Suite à une entrevue avec la gendarmerie le système de sécurité prévu dans le cadre du plan Vigie Pirate est validé (ballots, camion, tracteur en chicane pour limiter la circulation…). La présence des gendarmes sera d’ailleurs plus visible.
– L’autorisation pour l’utilisation du four et des terrains pour le méchoui est accordée par les propriétaires.
– En revanche, pour le feu d’artifice il faut déposer une demande d’autorisation accompagnée du plan cadastral et de la liste des fusées. Jean Luc s’en occupera.

Les stands :
– Les 2 orchestres et le chapiteau sont réservés pour le même prix.
– Au stand des grillades des cornets en carton « à la belge » seront utilisés mais il faut changer de taille de frites et fabriquer un support pour les cornets. Prévoir plus de mayonnaise et de ketchup. Pour éviter le gaspillage  des dosettes individuelles seraient envisageables mais cette solution coûte beaucoup plus cher.
– Pour les pizzas contacter le cuistot qui a priori doit revenir.
– Commander moins de pain pour l’ensemble des stands de restauration.
– Stand de la lavande : il est géré par A. Geruy.
– Voir Roro pour le bois du méchoui.
– Pour les stands des enfants il faut trouver du personnel car Émeline ne s’en occupera plus.

Les animations :

– La messe aura lieu à 10 h 30.
– Le contrat avec l’orchestre ORPHEA est signé : 4800 € + 13 repas.
– Le chapiteau est réservé pour le même prix.
– Quatre troupes folkloriques »Cabeleoum Folk » se relaieront pour animer l’après midi à partir de 14 H  pour un coût de 800 €.
– L’orchestre Anim Musette revient : 500 €.
– Le gérant du manège pour enfant veut revenir et propose de remettre une structure gonflable. Il va lui être demandé de faire un effort pour un don au Syndicat.
– Le gérant du trampoline aimerait être à nouveau présent car l’animation avait bien fonctionné. Il doit envoyer sa participation au bénéfice.
– Pour la tombola René Vaudant avait proposé 2 places pour un match de rugby au stade de France. A voir…
– Le club des Engoulevents proposera des baptêmes en ULM. Penser à le noter sur les affiches.
– Retour de fête le 16 août au soir. Il faut essayer de dîner plus tôt en raccourcissant la durée de l’apéro.
Annie propose de préparer une soupe à l’oignon. A voir en fonction des restes.

Quelle attitude adopter pour les visiteurs qui ne viennent que pour le feu d’artifice ?

Maeva propose de vendre des bracelets « souvenir » avant le feu. La proposition est retenue.

Laurence se renseigne pour faire fabriquer des Tshirts d’une couleur différente pour répondre à la demande de nombreux visiteurs.

Mise en place des stands à partir du samedi 11 août.

Prochaine réunion le lundi 13